为了及时解决公司管理中存在的问题及了解生产经营情况，明确工作方向和促使生产经营、施工建设等工作顺利进行，协调部门之间的工作，保证公司决策贯彻到位，全面按期完成各项任务，特制定本制度。

一、 本制度适用于恒信公司及所属公司各种类型会议。

二、  会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。

三、  会议的分类及组织：公司实行三级会议管理制度。

（一）一级会议：

1、股东会：参会人员为公司董事长及全体股东或股东委派代表和董事长助理、董事会秘书（董事会秘书暂由各公司办公室主任兼任）。

2、董事会：参会人员为全体董事及根据需要同意邀请其他列席人员；会议召集人为公司董事长和董事会秘书。

（二）二级会议：

1、总经理办公会：参会人员为各公司总经理、副总经理、董事长助理、总工程师、副总工程师、集团公司各部室负责人及根据需要参加会议的其他人员。

2、公司内部调度会：参会人为各公司总经理、副总经理、总经理助理、总监、总工程师、副总工程师以及各部、室副经理（主任）以上人员。

3、生产调度会：参会人为公司总经理、副总经理、总经理助理、总工程师、副总工程师、项目经理、项目副经理、相关部、室负责人以及各施工单位、各监理单位主要负责人。时间：施工建设期间（每年的4—10月份）每月的29日—月底（具体时间和地点到期另行通知）召开生产经营调度会议。

4、资金调度会：参会人员为公司总经理、副总经理、总经理助理、总监、副总工程师、财务部、督察审计部、办公室负责人。

5、公司全体员工大会：参会人员为恒信集团公司所属各公司全体员工。原则上全体员工大会每年召开两次。

（三）三级会议：

1、公司各职能部、室工作例会：参会人员为各职能部门处室全体员工。

2、工程施工各项目部生产调度会：参会人员为各相关专业班、组、队负责人、相关施工单位、监理公司负责人。

3、其他专题工作会、联席工作会、紧急工作会等。

四、  会议议题审核与会议计划

（一）为保证公司一、二级会议有序、高效的召开，对会议的议题按固定议题和临时议题实施分类管理。

固定议题为：

1、总经理办公会：公司项目建设、人事任免和经营管理中的重大决策事项；

2、公司内部调度会：公司各职能部、室在实施管理的过程中出现的问题及相关解决措施。

临时议题：根据公司经营与管理过程中的实际需要，可增设临时会议议题，但临时议题要经过会议召集人的同意。

3、工程施工调度会：项目建设过程中本周计划的完成情况、下周的计划安排及在施工过程中存在的问题和需要由甲方解决的事宜。

4、资金调度会：确定每周的付款计划。

（二）在会议召开的前两天要由会议召集人对会议议题的具体内容进行审核。内容包括：

1.              议题的预期目的；

2.              支持议题方案的数据和措施；

3.              议题的最终结果；

4.              与议题相关的参会人员。

（三）会议的固定议题由各相关部门申报相关内容并准备会议材料，临时议题由提出人申报和准备会议资料。

（四）在会议议题审核通过之后，由公司总经理办公室根据参会人员的工作计划安排会议计划，力争参会人员准时参会。

五、  会议通知

1、一、二级会议由办公室负责下发通知，三级会议由召集部门负责下发通知。

2、会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。

3、会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前一天通知与会人员。

六、  会前准备

1、会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备，对会议进程的预测和对策。

2、会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。

3、与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。

4、大型会议在会议召开的前三天，由会议召集人向与会人员分发会议材料。

5、会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

七、  会议议程

1、主持人事先安排好与会人员座次。

2、会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。

3、会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。

4、会议主持人要及时作出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。

1、会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。会议记录要整齐、清洁。会议记录本要按照公司相关规定做好存档。

2、会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，一、二级会议要形成会议纪要，交由相关领导签发。

九、  会议考勤

1、记录员负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前请假。

2、与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。

十、  会场秩序与礼仪

1、与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。

2、迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。

3、与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。

4、会议期间与会人员关闭通讯工具，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。

5、与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

6、与会人员不可无故打断他人的发言，对他人的发言要给予尊重。

十一、  保密事项

1、会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先做好保密防范措施。

2、与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。

3、涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。

4、违反本制度者按公司有关制度执行。