为了认真做好公文处理工作，不断规范公文管理，提高公文质量和工作效率，逐步与国际惯例接轨，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合公司实际，特制定本办法。
一、 公文草拟及处理要求
（一）公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，指导布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具和手段。
（二）公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作必须做到及时、准确、安全，并逐步实现制度化、规范化、科学化。
（三）公司总经理工作部及所属单位的相应部门是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。
（四）公司总经理办公室具体负责机关公文的收发、分办、传递、用印，各部门文书负责立卷和归档。
（五）公文处理工作应贯彻“党政分开”和“政企分开”的原则。
（六）公文处理工作必须严格贯彻执行国家保密法律、法规和有关的保密规定，确保国家秘密安全。秘密文件专人保管并按规定范围传阅、使用。
（七）办理公文，要实事求是、认真负责。文秘人员要忠于职守、端正作风、更新观念，严守机密，讲究工作质量、工作效率，行文要少而精，注重效用。力戒形式主义和文牍主义。
二、 公文种类
（一）决定
“决定”适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。
（二）规定、办法
“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规范。
“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。
（三）通知
适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转所属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。
（五）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。
（六）请示
适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
（七）批复
适用于答复所属单位请示事项。
（八）函
适用于向其他业务主管部门请求批准的事项，以及与不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题等。
（九）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和决定事项。
（十）意见
适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。
三、 公文格式
（一）公文一般由发文单位、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附注、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
（二）发文单位应写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
（三）涉及国家和公司秘密的公文应当在公文首页左上角标明密级，分别为“秘密”、“机密”、“绝密”。 “机密”、“绝密”公文应标明份数和序号。
（四）紧急公文应当根据紧急程度在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。
（五）发文字号（公司发文、部门发文字号见附件二）一般包括：单位（部门）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混用。
公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
（六）上行文，必须在首页横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人姓名，如有会签单位，应在左侧注明会签人姓名。
（七）公文标题应简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文文种。标题中涉及法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
转发文件的标题，除转发的文种为“通知”给予省略外，其他文种可保留一级，如“批转××报告的通知”，转发的文种是通知时，为“转发××的通知”，不用转发“××的通知的通知”。转发文件不得以文件字号作为标题。
（八）主送单位和抄送单位应为单位全称或规范化简称（部分单位简称见附件一）。
（九）公文落款主要是成文日期。单位印章压盖日期。联合行文，联合发文单位共同加盖印章，顺序与文头保持一致。
若正文结束后，落款需另起一页时，须调整段落的间距，使正文延续至下一页，避免使用“此页无正文”。
公文若有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。
（十）成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位领导人签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
（十一）抄送单位置于公文末页下端；非主送单位一般用“抄送”。
（十二）文件应当标注主题词，并应当使用主题词表（见附件三）中规定的词语，标注时应符合标引规则。标注位置一般在文件成文日期下方，抄送单位上方，语词之间空一格。
（十三）印刷份数除上级有特殊规定之外，一般按每个单位一份由核稿秘书确定。个别公文因工作需要增加份数的，可由经办部门寄送副本。
（十四）公文文字从左至右横写、横排。公文用纸应按国际标准，为A4型纸，左侧装订。
标题用2号宋体加粗，正文用四号宋体，上报公文可为小三号字体。
四、 行文规则
（一）根据隶属关系和职权范围，公司可以对所属单位行文；可以向上级单位行文请示、报告工作；可以同与本公司同级的部门或单位联合发文。
（二）行使内蒙古恒信实业集团有限责任公司某些管理、经营职能的部门或基层单位需要以公司名义发文时，应事先与公司有关部门协商一致，并代拟文稿，按发文程序办理。
（三）公司向所属单位的重要行文，应当同时报送内蒙古恒信实业集团有限责任公司董事长、董事长助理。
（四）一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，须抄送被越过的上级单位。一般不能对个人行文，必要时，可以单位领导人名义向上级领导写报告，或向下级单位负责人写信。“请示”不得直接送领导者个人。
（五）“请示”严格坚持一文一事，一般只写一个主送单位，可抄送其它单位，但不得同时抄送下级单位。受双重领导的单位向上级单位请示，应当写主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。
（六）“报告”中不得夹带请示事项。
（七）经批准在报刊上全文发布的公文，应视同正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文单位印制少量文本，供存档备查。
（八）根据上级关于精减简报、刊物的有关规定，凡向上级报送或向系统内发送的简报、情况反映等，由公司总经理工作部严格控制。
五、 公文办理
公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传送、签收、登记、分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（一）收文
1、来文由秘书处统一接收。凡主、抄送公司的公文，由秘书处统一拆封、登记、分文、传递。各部门收到主抄送公司的公文，应立即送秘书处统一处理。
凡代表公司外出参加会议、考察、访问带回的文件、重要资料，均应交秘书处统一登记、处理。
2、公司收文由秘书处提出分办意见，送有关部门办理。重要文件应呈公司主管领导阅批。涉及几个部门共同办理的公文，分办时应确定主办部门，由主办部门会商有关部门办理。主办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿，会办部门应积极配合。
3、各部门收到承办的公文后，应由部门领导阅批，指定专人办理或组织传阅。如需会办时，应由承办人与会办部门联系办理。
急件应随到随办。有时限要求的公文，必须在限期内办完。如有特殊原因需延期办理的，承办部门应向主管领导和总经理工作部说明情况。
公文办理完毕，应在公文上注明办理结果后存查。
4、承办部门对不属于本部门办理的公文，应立即将公文退回秘书处，并附注理由。
5、各部门承办的公文，由部门文书统一登记、管理。在传阅办理后，由部门文书统一保管、立卷、归档。
6、公司领导批示的重要公文由秘书处负责催办；交有关部门办理的公文，由部门文书催办、查办。
有时限要求的紧急公文和督办件，秘书处应有专人催办、查办；承办部门负责人和文书人员也应催办，按照规定时限办理完毕。在办理过程中，督办人员须随时了解办理进展情况，并及时向上级单位和公司领导反映。
7、所属单位上报的公文，如不符合本办法有关规定，秘书处可退回呈报单位。
（二） 发文
发文范围要按规定严格控制，防止滥发文件，维护公文的权威性和严肃性。
领导在会议上的讲话，一般不以正式文件印发。必须印发的重要讲话，须经公司领导审阅同意，以《内部情况通报》形式印发。公司总经理办公会议和专题会议需要发纪要时，分别以总经理办公会议纪要、专题会议纪要三种形式由秘书处或有关主办部门整理，由主持会议的公司领导签发。秘书处负责核稿、编号、保管、归档。
文种为会议纪要的直接印发；会议纪要为附件的用通知文种印发。会议纪要名称为文头的可不盖公章，但应打印签发人姓名。
凡属本部门业务范围内的一般事宜，可用部门文件发文，部门文件由秘书处统一核稿，发文部门编号（编号方法：一个部门只能用一个流水号）、封发、用部门印、部门负责人签发，由部门立卷归档。部门文件发出后应给秘书处送副本两份。公司不以便函形式发文。公司机关部门之间不宜相互行文。
（三）拟稿
1、符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合恒信实业的实际情况。
2、发文应实事求是，观点明确，文字精练，用词用字准确规范。在使用简称时应先用全称，并注明简称。正确使用标点符号，书写工整，字迹清楚，篇幅力求简短。
3、公文稿涉及的有关文件、附件应齐全。人名、地名、数字、引文要准确。数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。日期应写明具体的年月日。
4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层“1”，第四层为“（1）”，只有两层也可分别为“一”、“1”。
5、公文中的计量单位，必须使用国家法定计量单位。
6、文稿第一页须用公司统一的发文稿纸，第二页以后一般应打印。
（四）会签
凡涉及其它部门职责的文稿，承办人必须送有关部门会签。会签部门主要负责人和专责人员都应在文稿上署名并注明日期。文稿会签中如经过协商不能取得一致意见时，必须如实写明各部门的不同意见，报请公司主管领导审定。
（五）审核
承办部门领导和秘书处必须认真做好审稿、核稿工作，审核的重点是：
1、是否需要行文；
2、内容是否符合党和国家的方针、政策、法律法规和有关的规章制度的要求；与过去已发相关文件有无矛盾；措施、办法和要求是否明确具体、切实可行；
3、标题、文字、紧急程度、秘密等级和公文种类、格式、发文依据是否符合有关规定；有关的文件、资料、附件是否确实、规范、齐全；
4、涉及其它部门的事项，主办部门是否与其协商一致，办理了会签；
5、文稿是否符合档案管理要求。凡修改、勾划较乱的文稿，应退拟稿人重新打印或抄清后再送领导签发。
6、是否符合本办法的其他规定。
（六）签发
1、所有发文原则上均需送分管领导和主管领导批准。
2、一般发文按公司领导的具体分工，送主管领导签发。
3、审批公文，主批人应当在定稿的原件上明确签署意见，并签上姓名和审批时间。其它审批人圈阅，应当视为同意。
5、已经公司领导签发的文稿如需改动文意时，须重新请示原签发领导审定。
（七）印制
公司及部门文件统一由秘书处安排印制。送印文稿必须按本办法规定，符合程序、手续齐全。
1、印制公文要准确、保密、迅速、整洁、美观、清晰，符合公文格式的要求。
2、翻印公文要严格控制。翻印有密级的公文，要严格履行审批、登记手续，要与相同密级的原文件同等管理。
上级单位的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，如确系工作需要，经公司领导或总经理工作部主任批准，由秘书处统一安排翻印。
3、凡翻印公司文件，须经总经理工作部同意，并严格限制份数。
4、上级重要公文和领导同志的内部讲话稿，未经秘书处请示上级批准，不得自行翻印。公司领导在基层单位的讲话，基层单位根据录音整理需要印发时，应通过秘书处核稿并请示有关领导同意后，方可在内部印发。历史档案的复制利用，按档案管理工作的有关规定办理。
5、一般正式公文以及会议资料、领导讲话等，由主办部门负责校对。
（八）封发
1、公司的文件、函电、简报、资料等，统一由秘书处封发寄送；各部门应发的函件和简报、资料等，由主办部门自行登记、装封后，送秘书处发出。
2、密码电报由秘书处统一发送并按机要文件严格管理。不得密电明复，明电密电混用。
3、发送秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，由秘书处统一严格管理，并采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
（九）用印
1、严格控制公司印章的使用范围，一般事务不能使用。必须使用时，应办理公司用印申请单，由部门负责人、总经理工作部主任审核，再呈公司分管领导批准后，方可用印。重大事项应报总经理审定。
2、除例行报表外，需要使用公司领导个人印章时，应由公司有关领导批准。
3、草拟、修改、批阅、签发公文应用毛笔或钢笔，不得在文稿左侧装订线外书写。
（十） 立卷、归档和销毁
1、各部门的公文承办人，应将公文定稿、正本和其他原始资料收集齐全，与单位工作活动中形成的、具有保存利用价值的其他文字、音像资料一起，定期清理送交部门文书。部门文书按文书立卷的要求，分类立卷，按时移交档案部门归档。任何个人或部门不得保存应归档的公文、文字和音像资料等，更不允许转移或销毁。
3、电报随同文件一起立卷。
4、联合办理的公文，原件由主办部门立卷。
5、没有归档价值和存查必要的公文、资料，经部门领导批准后，可送交公司档案室统一组织销毁。
销毁秘密公文（包括内部事项），统一由秘书处登记，两人监销，以保证不丢失、不漏销。
